공문서, 이대로만 쓰면 안 틀립니다

「끝.」은 어디에 찍는지, 붙임은 몇 칸 띄우는지, 날짜 뒤에 점을 찍는지 — 규정에는 다 적혀 있는데 찾아 읽기가 어렵습니다. 그래서 자주 쓰는 것만 모아 여기 적어 둡니다. 가져다 쓰셔도 됩니다.

① 「끝.」 — 세 가지 경우뿐입니다

아래 예시에서 ␣ 표시는 「한 칸 띄우기」라는 뜻입니다. ␣␣ 는 두 칸입니다.

「끝.」은 더 쓸 말이 없다는 표시입니다. 이게 빠지면 뒤에 뭔가 잘린 것처럼 보입니다. 앞에 두 칸을 띄우는 것이 핵심입니다.

본문으로 끝날 때 — 마지막 글자에서 두 칸

붙임이 있을 때 — 붙임 줄 맨 뒤에

본문 뒤가 아니라 붙임 줄 끝에 찍습니다. 여기를 가장 많이 틀립니다.

표로 끝날 때

• 표의 마지막 칸까지 다 채웠으면 — 표 아래 왼쪽 기준선에서 두 칸 띄우고 「끝.」
• 표 중간에서 끝났으면 — 다음 칸에 「이하 빈칸」이라고 적습니다

② 붙임 — 하나면 번호를 쓰지 않습니다

두 개 이상일 때만 번호를 붙입니다.

「붙임」 뒤는 두 칸, 번호 뒤는 한 칸입니다. 그리고 수량 뒤에 마침표를 찍습니다 — 「1부.」이지 「1부」가 아닙니다.

③ 날짜 — 점을 세 번 찍습니다

연·월·일 글자를 빼고 마침표로 대신합니다. 맨 뒤의 점을 빠뜨리는 실수가 가장 많습니다.

시각은 24시간으로 적고 쌍점을 찍습니다 — 15:20, 08:09.

④ 항목 번호 — 순서가 정해져 있습니다

아래 단계로 갈 때마다 두 칸씩 안으로 들여씁니다. 한 항목이 두 줄이 되면, 둘째 줄은 첫 글자에 맞춰 정렬합니다(한글에서 Ctrl+Tab).

⑤ 금액 — 숫자 뒤에 한글을 괄호로

「345천원」처럼 적지 않습니다. 「345,000원」 또는 「34만 5천 원」으로 적습니다.

⑥ 수신·경유·제목, 그리고 쌍점

쌍점(:)은 앞을 붙이고 뒤를 한 칸 띄웁니다 — 원장: 김갑동, 원장 : 김갑동이 아닙니다.

가장 많이 틀리는 다섯 가지

보내기 전에 한 번만 더

다 쓰신 뒤 수신자 칸이 비어 있지 않은지, 제목이 비어 있지 않은지, 「총 15명」이라고 적어 놓고 명단은 14줄이 아닌지 — 이 세 가지만 눈으로 다시 보시면 되돌아오는 공문의 대부분을 막습니다.

어디서 가져왔나

· 행정안전부 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」 (국가법령정보센터)
· 경기도교육청 「한 곳에 정리한 공문서 작성법」
기관마다 따로 정한 규칙이 있을 수 있습니다. 다툼이 있으면 소속 기관의 문서 규정이 먼저입니다.

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