서식 하나로 증명서·상장 여러 장 만들기
서른 명에게 줄 상장을 이름만 바꿔 가며 서른 번 저장하고 계신다면 — 그러지 않으셔도 됩니다. 돈 안 드는 방법이 있습니다.
① 준비 — 명단을 «표»로 만듭니다
엑셀에 이렇게 맨 윗줄이 이름표인 표를 만듭니다. 이게 전부입니다.
맨 윗줄(이름·학과·상이름)이 나중에 서식에 꽂히는 자리의 이름이 됩니다. 빈 줄이나 합쳐진 칸이 있으면 뒤에서 꼬이니, 깔끔한 네모 표로 만드십시오.
② 워드로 만들기 — 「편지 병합」
워드에 이 기능이 원래 들어 있습니다. 이름이 어려워서 안 쓰실 뿐입니다.
[결과 미리 보기] 를 눌러 첫 장과 마지막 장을 꼭 보십시오. 줄이 밀리거나 이름이 두 줄로 넘어가는 것은 대개 이름이 긴 사람에게서 처음 나타납니다. 서른 장을 다 뽑은 뒤에 발견하면 종이가 아깝습니다.
③ 자주 틀어지는 자리
| 이런 일이 | 까닭과 손보는 법 |
|---|---|
| 날짜가 미국식으로 나옴 | 엑셀의 날짜 칸이 그대로 넘어온 것입니다. 엑셀에서 미리 글자로 만들어 두는 것이 제일 쉽습니다 (예: 2026. 9. 27.) |
| 숫자에 소수점이 붙음 | 같은 까닭입니다. 금액·인원도 엑셀에서 글자로 만들어 두십시오 |
| 이름이 두 줄로 넘어감 | 긴 이름 한 명 때문입니다. 그 자리의 글자 크기를 조금 줄이거나 칸을 넓히십시오 |
| 빈 칸이 있는 사람이 이상해짐 | 명단에 빈 칸이 있으면 그 자리가 통째로 비어 문장이 어색해집니다. 명단을 먼저 채우십시오 |
④ 한글(HWP) 서식일 때
기관 서식은 대개 한글입니다. 한글에도 같은 일을 하는 기능이 있습니다. 다만 판(버전)마다 메뉴 자리가 달라서 여기에 이름을 적지 않겠습니다 — 잘못 적어 두면 없는 메뉴를 찾느라 헤매시게 됩니다. 한글 도움말에서 「메일 머지」 또는 「나눔」으로 찾아보십시오.
한글에서 특히 조심할 것 하나 — 서식의 표 칸에 글자가 꽂히면 칸 너비가 밀리는 일이 잦습니다. 꼭 첫 장을 인쇄 미리 보기로 확인하십시오.
⑤ 이 방법의 한계
- 한 사람당 한 파일로 따로 저장하려면 손이 많이 갑니다. 편지 병합은 기본이 한 파일에 이어 붙이기입니다
- 파일 이름을 「홍길동_우수상.pdf」처럼 사람마다 다르게 붙이는 것은 기본 기능으로는 안 됩니다
- 서식이 두세 가지면(상장·수료증·확인서) 그때마다 처음부터 다시 해야 합니다
명단과 서식을 넣으면 한 사람에 한 파일씩 만들어 주는 작은 윈도우 프로그램을 만들어 팔고 있습니다. 파일 이름을 명단의 값으로 지어 주고(홍길동_우수상), 한글 서식도 그대로 씁니다. 다 만든 뒤 몇 개를 만들었고 무엇이 빠졌는지 알려 줍니다.
인터넷을 쓰지 않습니다. 명단이 밖으로 나가지 않습니다. 한 번 사면 계속 쓰시고, 구독이 아닙니다.
📝 스마트 서식채우기 보기 — 24,900원서식이 좀 특이하시면 파일 한 개를 메일로 보내 주십시오. 실제로 돌려 보고 답을 드립니다 — ranger7903@nate.com
명단 두 개를 맞춰 봐야 하시면 명단 맞춰 보는 법, 명단에 주민등록번호가 있으면 가리고 보내는 법도 같이 있습니다.
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